Cómo armar la lista de invitados

Empezá por el número, no por los nombres

La lista tiene dos techos: la capacidad del salón y lo que pagás por cubierto. El más bajo de los dos es tu número. Si todavía no tienen salón, pónganse un número aproximado igual: es mucho más fácil sumar nombres a un cupo que sacar nombres de una lista que ya creció.

Ese número se reparte. Lo más habitual es dividirlo entre los novios y, si las familias ayudan con la fiesta, darle a cada una una parte. Hablarlo al principio evita la discusión más común de toda la organización: «¿por qué tu lado tiene más invitados que el mío?».

Armá la lista por círculos

Escribí todos los nombres que se les ocurran, sin filtrar, y después ordenalos en círculos:

1. Imprescindibles: la familia cercana y los amigos sin los que la fiesta no sería la fiesta.
2. Muy queridos: tíos, primos, los amigos de siempre.
3. Compromisos: el trabajo, amigos de los padres, conocidos que los invitaron a su casamiento.

Si la lista se pasa del número, se recorta del círculo de afuera hacia adentro, nunca al revés. Y se recorta por grupos enteros cuando se puede: es más fácil explicar «no invitamos a nadie del trabajo» que «invitamos a la mitad de la oficina».

Acompañantes y chicos: decidilo antes de mandar

Las dos decisiones que más cambian el número son estas, y conviene tomarlas antes de mandar la primera invitación, porque después ya no se pueden cambiar sin que alguien se sienta afuera.

• Acompañantes: una regla clara es invitar con acompañante a quien tiene pareja estable, y sin acompañante al resto. Lo que importa es aplicarla igual para todos.
• Chicos: o se invita a todos los chicos de la familia, o a ninguno (salvo los que tienen un rol, como los pajecitos). Las excepciones son las que generan problemas.

Sea cual sea la decisión, que la invitación lo diga. Tenemos una guía sobre cómo invitar sin acompañante y decirlo bien.

Qué anotar de cada invitado

La lista no es solo de nombres. Si anotás estos datos desde el principio, después no tenés que salir a preguntarlos de nuevo:

• Cuántos lugares tiene cada invitación: si va sola, con acompañante o con los chicos.
• Un teléfono: para mandarle la invitación y escribirle si no confirma.
• El grupo: familia de quién, amigos de dónde. Es lo que después arma las mesas.
• Menús especiales y alergias: se piden en la confirmación, pero anotá los que ya sabés.

Una aclaración que ahorra confusiones: la invitación es una por familia o por pareja, pero los lugares se cuentan por persona. «Mandé 80 invitaciones» puede ser una fiesta de 150.

Errores comunes

1. Arrancar por los nombres y descubrir después que la lista no entra en el salón.
2. Hacer excepciones con los acompañantes o los chicos: siempre se enteran.
3. Contar invitaciones en lugar de personas cuando se habla con el salón o el catering.
4. Tener la lista en varios lados: una planilla de los novios, otra de cada familia y los cambios en el chat.

Cómo se hace en Lúmina

Una sola lista, que se actualiza sola.

En Lúmina cargás a cada invitado con sus lugares, su teléfono y sus acompañantes, o importás la planilla que ya tenés. Le mandás su invitación por WhatsApp con un link propio, y cuando confirma, la lista se actualiza sola: quién viene, con quién y qué come. No hay que copiar nada de un lado a otro.

• Importás tu planilla de Excel o cargás a mano, desde la compu o el celular.
• Cada invitación tiene su cupo de acompañantes, y el panel te muestra cuántos lugares quedan libres.
• Ves en todo momento cuántos confirmaron, cuántos no contestaron y a quién falta mandarle la invitación.
• Bajás la lista cuando la necesites, para vos, el salón o el catering.

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