En resumen
Las mesas se arman con la lista de confirmados casi cerrada, no antes. Primero agrupás a los invitados (la familia de cada uno, los amigos, el trabajo), después decidís la mesa principal, calculás cuántas mesas necesitás y recién ahí las ubicás en el plano del salón. Lo último es pasarle al salón y al catering el plano con los menús especiales de cada mesa.
Cuándo armar las mesas
El error más común es empezar demasiado temprano: armás las mesas con la lista de invitados, después llegan las confirmaciones y tenés que rehacer la mitad. Lo que funciona es armar un borrador por grupos cuando mandás la invitación y sentar a la gente de verdad cuando la mayoría ya confirmó.
En la práctica, eso es entre tres y dos semanas antes del casamiento. El salón y el catering te van a pedir el plano final con la cantidad de mesas y los menús especiales unos días antes de la fiesta: preguntales la fecha exacta al principio, así sabés cuál es tu límite.
Los cinco pasos
1Cerrá la lista de confirmados
Las mesas salen de quién viene, no de quién invitaste. Antes de sentar a nadie necesitás saber, por cada invitación, cuántas personas confirmaron y quiénes son los acompañantes. Si alguien no contestó, ponele una fecha límite y escribile: una mesa armada con gente que no viene es una mesa que hay que rehacer.
2Agrupá antes de sentar
No pienses en mesas todavía: pensá en grupos. La familia de cada uno, los amigos del colegio, de la facu, del trabajo, del club. Cada grupo tiene una cantidad de personas, y esa cantidad es la que después decide si entra en una mesa, si necesita dos o si conviene juntarlo con otro grupo chico.
Las parejas y las familias van juntas siempre. Si tenés que partir un grupo, partilo por afinidad (los que más se conocen entre sí) y nunca dejes a una persona sola en una mesa de desconocidos.
3Elegí la mesa principal
Hay tres formatos y ninguno es obligatorio:
- Los novios solos: una mesa chica para los dos, de frente al salón. Es la que más se ve en las fotos y la que evita decidir quién se sienta con ustedes.
- Mesa principal con padres o padrinos: la clásica. Funciona si las familias se llevan bien; si hay padres separados, pensala dos veces.
- Mesa principal con amigos: cada vez más común. Los padres quedan en mesas propias, cerca y bien ubicados.
4Calculá cuántas mesas necesitás
Dividí la cantidad de confirmados por la cantidad de personas por mesa y redondeá para arriba. Las mesas redondas de diez son las más comunes en los salones de Argentina, pero depende del diámetro: preguntá cuántos entran cómodos en las del salón, no cuántos entran apretados.
Si el salón tiene mesas largas (de banquete o imperiales), el cálculo es por metros: preguntale al salón cuántas personas entran por cada mesa armada.
5Ubicá las mesas en el plano del salón
Con las mesas contadas, ubicalas en el salón. Algunas reglas que casi siempre funcionan:
- Los abuelos y los mayores, lejos de los parlantes y cerca de los baños y de la salida.
- Los amigos, cerca de la pista. Son los que la van a llenar.
- La mesa principal, con vista a la pista y sin columnas en el medio.
- Las familias de cada uno, a la misma distancia de la mesa principal. Se nota más de lo que parece.
- Los chicos, cerca de sus padres, aunque tengan su propia mesa.
Los casos difíciles
Padres separados
Si no se llevan bien, no los sientes en la misma mesa ni en mesas pegadas. Dale a cada uno su mesa con su familia, a la misma distancia de la principal. Si se llevan bien, preguntales a ellos: a veces el gesto de sentarlos juntos es lo que más valoran.
Los que van solos
No existe la «mesa de los solteros» que funcione sola. Sentá a cada persona que va sin acompañante con gente que conoce o con la que comparte algo (el mismo trabajo, la misma facu), aunque sea en una mesa de otro grupo.
Grupos que no entran justo
Un grupo de 13 no entra en una mesa de 10. Las salidas son tres: partirlo en dos mesas del mismo grupo, sumarle otro grupo chico para armar dos mesas mezcladas, o pedirle al salón una mesa más grande. Lo que no conviene es dejar a tres personas del grupo sentadas en una mesa de desconocidos.
Menús, chicos y el plano final
El catering no necesita saber solo cuántos menús especiales hay: necesita saber en qué mesa está cada uno. Un menú sin TACC o vegetariano que llega a la mesa equivocada es el error más fácil de evitar. Anotá por cada mesa los menús especiales y los menús infantiles.
El plano final que le pasás al salón tiene que tener el número o nombre de cada mesa, cuántas personas tiene y dónde está. Llevá además una copia impresa el día de la fiesta para la persona que recibe a los invitados.
Errores comunes
- Armar las mesas antes de las confirmaciones y rehacerlas tres veces.
- Llenar las mesas al máximo: entra uno más, pero nadie está cómodo.
- Olvidarse de los proveedores: el fotógrafo, el video y el DJ también comen, y suelen tener su propia mesa.
- No avisar los cambios de último momento al salón: si alguien no viene, esa silla vacía tiene que estar en el plano.
- Hacerlo en tres lugares distintos: la lista en una planilla, las mesas en un papel y los menús en el chat. Cuando cambia algo, uno de los tres queda viejo.
Las mesas salen de la misma lista de confirmados.
En Lúmina los invitados confirman desde la invitación y aparecen en el panel con sus acompañantes y sus menús. Desde ahí los sentás: en la lista desde el celular, o arrastrándolos sobre el plano de tu salón en la compu o la tablet. Si alguien deja de venir, se libera su lugar solo.
- Dibujás el salón con su forma, la pista, el escenario y la barra.
- Si partís un grupo, Lúmina te pregunta qué hacer en lugar de impedirlo.
- Bajás el plano impreso con los menús de cada mesa para el salón y el catering.
- Desde el celular sentás a cada invitado en su mesa, desde la lista.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas van por mesa en un casamiento?
En las mesas redondas, lo más común en Argentina es diez. Depende del diámetro de la mesa del salón: preguntá cuántos entran cómodos, no apretados.
¿Con cuánta anticipación hay que armar las mesas?
El borrador por grupos, cuando mandás la invitación. Las mesas definitivas, cuando la mayoría ya confirmó: en general entre tres y dos semanas antes. El salón te dice hasta cuándo podés cambiarlas.
¿Qué hago con los invitados que no confirmaron?
Ponele una fecha límite a la confirmación y escribiles a los que falten. No los sientes «por las dudas»: si después no vienen, te queda una mesa con huecos.
¿Conviene armar una mesa de solteros?
Solo si se conocen entre ellos. Si no, es mejor sentar a cada uno con gente con la que comparte algo.
¿Y para unos quince es igual?
Casi. Cambian la mesa principal, que suele ser la de la quinceañera con sus amigas o con la familia, y los grupos, con más amigos del colegio. Tenemos una guía aparte para los quince.
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