En resumen
Que algunos no contesten es normal: casi siempre es olvido, no desinterés. Escribiles personalmente una semana antes de la fecha límite, con un mensaje corto. Si pasada la fecha alguien sigue sin contestar, no lo cuentes como confirmado: llamalo, y si no hay respuesta, no lo sientes. Lo que no conviene es inflar el número «por las dudas».
Por qué no contestan
Casi nunca es mala onda. Lo más común es que abrieron la invitación, pensaron «después contesto» y se olvidaron. También están los que no saben todavía si pueden ir, los que creen que con decírtelo en persona alcanza y los que no encontraron dónde confirmar. Saber esto cambia el tono del mensaje: no es un reclamo, es un recordatorio.
Cuándo escribirles
- Una semana antes de la fecha límite: a todos los que no contestaron, un mensaje personal.
- El día después del límite: a los que siguen sin contestar, un llamado o un audio. Es el momento de cerrar.
Para eso necesitás saber exactamente quién contestó y quién no. Con una planilla y las respuestas desparramadas en el chat es difícil; con una lista que se actualiza sola cuando confirman, lo ves de un vistazo.
Qué decirles
Corto, cálido y con la fecha. Un ejemplo que funciona:
«¡Hola, Caro! Estamos cerrando la lista para el casamiento y nos falta tu confirmación. ¿Nos contás si venís antes del viernes 12? Te dejo de nuevo tu invitación: [link]. ¡Te esperamos!»
Mandale de nuevo su link: si la confirmación era a un toque, lo más probable es que conteste en ese mismo momento.
Cómo contarlos para el salón
El salón y el catering cobran por cubierto, así que cada lugar vacío se paga. Pasada la fecha límite y después de escribirles:
- Los que confirmaron van al número final.
- Los que no contestaron ni atendieron no van. No los sientes «por las dudas».
- Dejá un margen chico, una o dos sillas, para los imprevistos del día. Preguntale al salón cómo lo manejan.
Los que avisan tarde (para venir o para no venir)
Si alguien avisa que no viene, sacalo de la mesa y del transporte, y avisale al salón si ya pasaste el número. Vale la pena guardar quién avisó que no viene: si después cambia de idea, sabés que esa decisión la tenés que tomar vos.
Si alguien confirma tarde, fijate si queda lugar en alguna mesa de su grupo antes de decirle que sí. Si el número ya está cerrado con el salón, preguntá si se puede sumar un cubierto y a qué costo.
Sabés quién falta sin buscarlo.
En el inicio del panel ves cuántos confirmaron, cuántos recibieron la invitación y no contestaron, y a quién todavía no se la mandaste. Desde la ficha de cada invitado le escribís por WhatsApp con su link de nuevo, en un toque.
- Filtrás la lista por los que no contestaron y les escribís desde ahí.
- Cuando alguien avisa que no viene, queda guardado aparte y se libera su lugar en la mesa y en el transporte.
- Si quiere volver, lo reactivás vos desde el panel: nadie se reconfirma solo después de haber dicho que no.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos invitados no confirman, en general?
Depende mucho de cómo se pide la confirmación. Con una fecha clara y confirmación a un toque, la mayoría contesta sola y quedan unos pocos para escribirles.
¿Si no confirman, los cuento como que vienen?
No. Pasada la fecha y después de escribirles, quien no contestó no se cuenta. Cada lugar vacío se paga.
¿Cómo le pido a alguien que confirme sin quedar mal?
Con un mensaje corto y personal, recordándole la fecha y mandándole de nuevo su link. Es un recordatorio, no un reclamo.
¿Qué hago si alguien confirma después de la fecha?
Fijate si queda lugar en una mesa de su grupo y, si ya pasaste el número al salón, preguntá si se puede sumar un cubierto.
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