En resumen
El orden es siempre el mismo: primero la fecha, la cantidad aproximada de invitados y el salón, porque de eso depende todo lo demás. Después los proveedores que se agotan (foto, música, catering si no viene con el salón), el save the date, la invitación y las confirmaciones. Las mesas, los menús especiales y el cronograma del día se cierran en el último mes, con la lista de confirmados casi completa.
Los plazos de esta guía son los de un casamiento organizado con un año de anticipación. Si tenés menos tiempo, el orden no cambia: se comprimen los pasos, pero se hacen en la misma secuencia. Y las fechas finas te las marcan tus proveedores: preguntales siempre hasta cuándo necesitan cada cosa.
Entre 12 y 9 meses antes
- Definan la fecha, o un par de fechas posibles, y si la fiesta es de día o de noche.
- Hagan un primer borrador de la lista de invitados. No hace falta que esté cerrada: alcanza con saber si son 80 o 200, porque eso define el salón. Para armarla, está la guía de cómo armar la lista de invitados.
- Pongan un presupuesto total y decidan qué es lo más importante para ustedes: la comida, la música, las fotos, el lugar.
- Visiten salones y reserven el suyo. Es lo primero que se agota en las fechas buscadas. Antes de firmar, repasen qué preguntarle al salón.
- Si hay civil o ceremonia aparte, averigüen turnos y lugares.
Entre 9 y 6 meses antes
- Contraten a los proveedores que trabajan una fiesta por día: fotografía, video, DJ o banda. Si el salón no incluye catering, también.
- Manden el save the date si hay invitados que viajan o si la fecha cae en un fin de semana largo. Lo podés hacer gratis en Lúmina, en imagen o en video.
- Si contratan a un wedding planner, este es el momento: cuanto antes entre, más les ordena.
- Empiecen a pensar el vestuario: los trajes y vestidos hechos a medida necesitan varias pruebas.
Entre 6 y 3 meses antes
- Elijan la invitación y carguen sus datos: civil, ceremonia, fiesta, dress code, regalos. Qué poner está en la guía de qué tiene que decir una invitación.
- Cierren la lista de invitados, con el cupo de acompañantes de cada invitación.
- Definan el dress code y cómo lo van a contar.
- Prueben el menú con el catering (la degustación) y decidan las bebidas.
- Si el salón queda lejos, piensen el traslado de los invitados.
- Encarguen la papelería: menús, carteles de mesa, libro de firmas, souvenirs.
Entre 3 y 2 meses antes
- Manden la invitación, con una fecha límite para confirmar. Cuándo conviene está en la guía de cuándo mandar las invitaciones.
- Pregunten en la confirmación los menús especiales de cada persona y, si lo ofrecen, quién necesita traslado.
- Armen un borrador de las mesas por grupos, sin sentar a nadie todavía.
- Hablen con el DJ de la música de la entrada, el vals o el primer baile, y lo que no quieren que suene.
El último mes
- Cierre de confirmacionesEscribiles a los que no contestaron antes de la fecha límite.
- Mesas definitivasCon los confirmados, sientan a cada invitado. Está todo en la guía de cómo organizar las mesas.
- Cronograma del díaHorarios de cada momento, repasados con el salón, el DJ y el fotógrafo.
- Números finales al salónCantidad de invitados, menús especiales por mesa y menús infantiles, en la fecha que pida el salón.
- El traslado y los últimos avisosCada invitado sabe en qué servicio va y a qué hora; los proveedores, el cronograma final.
La última semana
- Dejen todo lo que se lleva al salón en un solo lugar: papelería, souvenirs, libro de firmas.
- Nombren a una persona de confianza para que el día de la fiesta sea la que contesta las preguntas de los proveedores, y no ustedes.
- Impriman el plano de las mesas para el salón y para quien recibe a los invitados.
- Descansen. Lo que no se resolvió a esta altura casi nunca es importante.
Errores comunes
- Elegir los proveedores antes que el salón y que después no coincidan las fechas.
- Mandar la invitación sin fecha límite y llegar a la última semana sin saber quién viene.
- Armar las mesas demasiado temprano y rehacerlas con cada confirmación.
- Tener la lista, los menús y las mesas en lugares distintos: cuando cambia algo, uno queda viejo.
La checklist, en el mismo lugar que la fiesta.
En Lúmina la invitación y la organización viven juntas: los invitados confirman desde su link y la lista se actualiza sola. Con el plan Atelier sumás las tareas de la organización, las mesas con el plano del salón y el cronograma del día.
- Tareas de la organización, para no depender de la memoria.
- Confirmaciones en vivo, con el menú de cada persona y la fecha límite que elegís.
- Mesas y plano del salón, con el plano impreso para el salón y el catering.
- El cronograma del día en bloques con horario.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta anticipación hay que organizar un casamiento?
Con un año se hace todo con calma, pero se puede en menos. Lo que manda es la disponibilidad del salón y de los proveedores en la fecha que quieren.
¿Qué es lo primero que hay que hacer?
La fecha, un número aproximado de invitados y el presupuesto. Con esas tres cosas ya pueden buscar salón, que es lo primero que se reserva.
¿Cuándo se manda la invitación?
En general entre dos y tres meses antes, con una fecha límite de confirmación. Si hay invitados que viajan, conviene un save the date antes.
¿Cuándo se arman las mesas?
Un borrador por grupos cuando mandan la invitación, y las mesas definitivas cuando la mayoría ya confirmó, en el último mes.
¿Hay una checklist para los quince?
Sí, el orden es parecido pero cambian algunos pasos, como el vals y la ceremonia de las velas. Tenemos una guía aparte para los quince.
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